Rehmann is a top 50 firm (#38 on the 2018 Accounting Today list) with 24 offices across Michigan, Ohio, and Florida. Its firm-wide assurance department requests thousands of (primarily bank) confirmations every year. Initially, Rehmann rolled out the Confirmation platform to only a few offices, but once the faster confirmation replies and overall time savings became evident, use of Confirmation quickly expanded throughout the company and is now a tool that the entire assurance department, more than 200 auditors, relies on daily.
Brent Pruim, now a Strategic Analyst with Rehmann, started with the company as an auditor himself, managing audits and preparing tax returns. Today, he’s the tech liaison for his department, the leader of the information technology general controls team, and a member of his department’s IT subcommittee. In his current role, Pruim is responsible for leading the charge to ensure Rehmann is identifying the audit of the future. Pruim often speaks at industry events — for organizations like AICPA, the MICPA (Michigan), GFOA, AGA, MTA, and more — about this exact topic; about how technology is changing and will change the audit and tax industries. Day-to-day, he makes sure Rehmann is taking advantage of the efficiencies offered by emerging tech in the industry, including how Confirmation fits into his charge of leading the company toward the future.
Pruim’s audit experience includes both public- and private-sector audits, security being an equal concern between the two. “Our clients are very busy people — they want to make sure the data they share with us is secure, but don’t want to spend a lot of time managing the risks that come with sharing this type of information,” he says. “With paper confirmations, we would request that clients complete a confirmation form using a MS Word or Excel document, then print, sign, and send it back to us. That’s a very time-consuming process and certainly not the most secure way to share confidential information.”
Since instituting Confirmation, these transactions have become much easier and far more secure. Pruim explained, “It’s helped us organize a very routine part of our audit process. We have been able to streamline that process and stop chasing paper. Confirmation gives us and our clients a great level of comfort that we no longer have confidential information on pieces of paper floating around in the mail.”
“Confirmation gives us and our clients a great level of comfort that we no longer have confidential information on pieces of paper floating around in the mail.”
Brent Pruim, Rehmann Strategic Analyst
Pruim and his IT team use various security measures when evaluating partnerships, so to have his and Rehmann’s seal of approval on the security of Confirmation speaks volumes. Security comes in many forms. The status of each confirmation is now always at the ready, eliminating uncertainties that come along with the paper process. No more wondering about the mail delivery time, or who mailed what and when. Two-way communication via Confirmation relieves this concern. As Pruim puts it, “With Confirmation, you can utilize notifications, and if you’re questioning whether something is coming in or being processed at any point, you can simply check — it’s all at your fingertips.”
Pruim continued, “Before using Confirmation we could be chasing down paper confirmations for weeks. We would call the financial institution, and they might say they never received anything, meaning you have to contact the client and inconvenience them to sign a new confirmation so you can mail it out. Avoiding issues and uncertainties like this can end up saving us several hours over the course of a single engagement.” Simply put, there were no warm fuzzy feelings before. Now, the answers are all one click away for Rehmann’s audit teams.
プルイムは、Confirmationの使用についてアソシエイトをトレーニングし、必要に応じてクライアントを支援しています。その過程で、Rehmannの従業員と同事務所のクライアントの両方にとっての重要なメリットを複数指摘しています。
クライアントとのより良い関係
Pruim stresses the importance of the initial communication with a client — letting them know they’ll be receiving emailed confirmation-related requests from Confirmation, what that means, and from there, firm-to-client communication through Confirmation becomes a very self-sustaining process.
そしてそれはRehmannのクライアントとの関係にとって良いことであると、プルイムは述べています。「業務を簡略化し安全性を高めるためにこのテクノロジーを活用していることが分かれば、彼らはすぐにそれを受け入れるからです。彼らはメールのボタンをクリックするだけでよいのです。それだけで、私たちがワンクリックでアカウントを確認できるよう承認できるのです。一方でこちらも、これによりクライアント体験を最大化させられます。なにしろ何度もクライアントに依頼をせずに済むのですから」
「クライアントはワンクリックで私たちを承認します。これによりクライアント体験を最大化させられます。なにしろ何度もクライアントに依頼をせずに済むのですから」
Brent Pruim, Rehmann Strategic Analyst
監査メモの改善
Confirmationを使用するもう1つの大きな利点は、残高が予期しない状態だった場合でも、Pruimのチームがコストをかけずにすぐに再確認できることです。「確認担当者もたいていはかなり迅速に対応しています。確認担当者とそうしたやり取りができ、また不明な点について質問できるのは、すばらしい機能です」とPruimは述べています。この双方向のコミュニケーションにより、プロセスの監査証跡は追跡が容易で、再実行が可能になりました。明確なコミュニケーションはビジネスをよりスムーズにします。監査確認のプロセスも例外ではありません。
新しいConfirmationユーザーであるRehmannの保証部門のアソシエイトに対しても、プルイムはログイン情報を提供し、インターフェイスの概要を簡単に説明するだけで済みます。「システムはシームレスに動作し、かつユーザーフレンドリーです。ほとんどのアソシエイトやクライアントは、5〜10分の短いトレーニングでシステムの使い方を習得します。私たちは監査において数多くのフォームを使用しますが、アカウントの確認にこのテクノロジーを使用することで、適切な文書にて確認手順を適切に実行したという自信を持つことができます」とプルイムは指摘します。
監査チーム全体での導入が容易であったことを受け、Confirmationは、効率性の向上に役立つテクノロジーの新しい利用方法についてPruimのチームが検討できるよう、提案を行いました。「私たちは、各クライアントの確認入力と大量一括ダウンロードを、より多くのプールされたタスク、より多くの管理タスクにする準備をしています。Confirmationを使用することで、時間の使い方を変えることができます。たとえば、11月や12月に事務所で業務を割り当てられていないアソシエイトがいても、そのアソシエイトは事務所全体の今後のすべての監査の承認を依頼し、事前にこれらの確認を開始できます。これにより、監査の現場作業を開始する前にアカウントを確認するタスクを完了することができます。また、このタスクを業務スタッフに任せることで、アソシエイトの時間をクライアントへの付加価値サービスに充当できるようにすることもできます」。他の多くのConfirmationユーザーも、これと同じ方法で確認作業を集中化することの利点を見出し始めています。
Confirmationを使用することにより、Rehmannは資産、負債、および証券の確認件数を年間で13～20％以上増加させました。具体的には次の通りです。
完了済みの確認
資産
2016年：1,763件
2017年：2,195件
2018年：2,904件
Liability
2016: 219
2017: 248
2018: 316
Security
2016: 10
2017: 18
2018: 39
2018年の資産確認は、2017年より32％以上増加しました。これは、同事務所とそのクライアントの確実性が高まり、保証部門はこれまで以上に明確かつ正確に業務を遂行し、その正確性が日々向上していることを意味します。
While there are no hard numbers to report, Pruim says ample time is being saved. He notes, “The response time for a confirmation is extremely fast — we’ll have some within 24 hours, and that’s where the real time savings comes from. There’s a lot less back and forth. We complete thousands of confirmations per year, so if we’re saving an hour on each one, that’s huge. For clients with 20, sometimes more than 30, accounts, we’re taking what’s essentially a decentralized, time-consuming process and putting it into a very centralized structured process. For those larger accounts, it’s amazing how much time you can save.”
Efficiency is a timeless key to doing business effectively, and Pruim already has his eye on how the audit business could evolve to become even more efficient in the future.
With his expertise in and exposure to technology advancements within the accounting profession, and the application of those advancements within Rehmann, Pruim is a great resource to provide perspective on what the audit of the future could look like.
監査ロボットが出向いて現場で業務を行う日がすぐに来ると考えているわけではないものの、プルイムは素晴らしい変化の兆しを確かに見ています。彼が最初に認識したものとは何でしょうか？それは、専門分野におけるテクノロジーは一時的な流行ではなく、今後も活用され続けるということです。「私たちの職種では、新しいテクノロジーやツールを採用することに大きなためらいがありますが、リーダー層や経営層と話をしてみると、彼らは非常にオープンで、今後の動向を理解していることがわかります。彼らはそれを支持し、その変化を受け入れています。その変化は急速に進んでおり、私たちの職種はその変化に対応する準備をする必要があります」とプルイムは述べています。
As for Pruim’s perspective on what will define the audit of the future in a single word, it’s data. The second word? Advisory-driven. But going paperless is still a big first step for many firms and clients alike. “At Rehmann we’re essentially paperless, but industry-wide we’re still in a pivotal spot. While we’re not rolling out with paper binders to do audits, we’re still scanning audit support. We still receive a significant amount of paper from clients. In fact, now that we can confirm via paper through Confirmation, I expect the percentage of our overall confirmations that run through Confirmation, currently around 75 percent, to increase even more,” Pruim predicts.
What else does Pruim see when looking ahead? Here’s a few things he has top of mind.
When we asked Pruim if “busy season” could ever become a thing of the past, he noted that different industry sectors have different busy seasons now (public vs. private, for example), and that while those spikes could smooth out a bit if the audit process does in fact become more constant, he doubts they will fade entirely.
Only time will tell what the audit of the future holds, but with the steps Rehmann is putting in place, the firm will surely benefit as an early adopter.
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